SOP là gì | SOP là gì trong các lĩnh vực - 12 bước xây dựng nên bộ quy trình thao tác chuẩn SOP
- Người viết: 0 lúc
- TIN TỨC
Có thể SOP là một thuật ngữ được dùng khá phổ biến trong việc xây dựng một quy trình chuẩn chỉ và hiệu quả giúp cho doanh nghiệp đỡ tốn công sức và chi phí phát sinh. Để vận hành doanh nghiệp một cách tốt nhất ắt hẳn doanh nghiệp đó cần có những quy trình khoa học, bài bản và hoàn thiện nhất. Tùy vào ngành nghề công ty kinh doanh mà sẽ có những quy trình khác nhau.
Hãy để Công ty Chứng nhận và kiểm định chất lượng OPA Control giúp bạn tổng hợp những thông tin chính xác liên quan đến quy trình, khái niệm SOP là gì nhé!
1. Khái niệm chung về SOP là gì
Standard Operating Procedure là gì
Standard Operating Procedure (Kí hiệu: SOP) được hiểu là hệ thống được tạo ra để hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc theo một tiêu chuẩn nhất định. Nếu như tuân thủ đúng theo tiêu chuẩn SOP thì mọi công việc sẽ trở nên chuyên nghiệp và nhanh chóng hơn rất nhiều.
Ngoài ra, việc sử dụng tiêu chuẩn SOP khi đào tạo nhân viên mới sẽ giúp họ có thể làm quen nhanh chóng hơn với công việc và môi trường mới từ đó giúp tiết kiệm thời gian vô cùng hiệu quả. Đây là một trong những yếu tố được xem là tiền đề trong mọi hoạt động phát triển doanh nghiệp.
Bởi vì giá trị mà SOP mang lại là quá nhiều, chính vì thế mà nó được áp dụng vào rất nhiều các ứng dụng khác nhau đối với đời sống xã hội. Điển hình nhất là SOP được sử dụng nhiều trong lĩnh vực như: Khách sạn, hàng không, kỹ thuật, giáo dục, công nghiệp, quân sự.
Tham khảo thêm:
2. Vai trò của SOP trong doanh nghiệp
Mục đích của doanh nghiệp khi đề ra quy chuẩn SOP là cải thiện hiệu suất hoạt động nhưng vẫn tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng công việc trên toàn hệ thống. Trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau sẽ có những quy trình SOP khác nhau. Đồng thời, việc áp dụng SOP cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nguyên vật liệu và ngăn ngừa lãng phí tài nguyên.
Đối với vị trí Quản lý trong doanh nghiệp, SOP là cơ sở hướng dẫn, đào tạo nhân viên mới và cũng là tiêu chuẩn để đánh giá năng lực hay phân loại vị trí phù hợp với nhân viên. Từ quy trình SOP của từng bộ phận, lãnh đạo sẽ có cơ sở đề bạt, khen thưởng hoặc kỷ luật nhân viên. Do đó việc tuân thủ quy trình SOP trong doanh nghiệp là rất quan trọng.
3. 12 bước xây dựng nên bộ quy trình thao tác chuẩn – SOP
12 quy trình thao tác chuẩn SOP
Bước 1: Đề ra những yêu cầu, mục đích, phạm vi áp dụng của Quy trình chuẩn.
Bước 2: Các bước cần làm khi hoàn thành công việc cho mỗi quy trình thao tác chuẩn.
Bước 3: Các điểm kiểm soát – “điểm duyệt” trong 1 quy trình chuẩn.
Bước 4: Xác định người thực hiện từng bước ở mỗi quy trình.
Bước 5: Xác định tài liệu phải tuân theo, tham chiếu, phần mềm và hồ sơ.
Bước 6: Đưa ra phương pháp kiểm soát các bước công việc.
Bước 7: Xác định các điểm cần kiểm tra hay thử nghiệm trong quy trình.
Bước 8: Mô tả, diễn giải các bước cần làm cho một quy trình thao tác chuẩn (SOP).
Bước 9: Hoàn thiện định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo.
Bước 10: Thiết lập quy tắc chuẩn khi đánh số Quy trình và Biểu mẫu.
Bước 11: Đào tạo, triển khai áp dụng quy trình cho các nhân sự liên quan.
Bước 12 Kiểm tra định kỳ (Audit), lưu trữ hồ sơ theo quy định của Quy trình.
4. Quy trình SOP trong các lĩnh vực
SOP là gì trong sản xuất | SOP là gì trong khách sạn | SOP là gì trong nhà thuốc | SOP là gì trong Logistics | |
Định nghĩa | Là đảm bảo quá trình sản xuất, cung ứng dịch vụ cho khách hàng được diễn ra theo chuẩn mực nhằm đảm bảo chất lượng và giảm thiểu những sai sót xảy ra nếu có. Mặt khác, người lao động sẽ dần đi vào quy chuẩn chung và năng suất lao động sẽ tăng lên đáng kể. | Là những quy chuẩn riêng cho mỗi bộ phận như: Lễ tân, nhà hàng, buồng phòng, … nhằm hướng dẫn nhân viên thực hiện và duy trì chất lượng công việc với hiệu quả cao nhất. | Là dạng văn bản trình bày rõ ràng các trình tự, thao tác mà nhân viên của nhà thuốc sẽ phải thực hiện khi có khách hàng đến mua. Quy trình này sẽ được tất cả nhân viên thực hiện để có thể hoàn thiện và chuẩn nhất. Sau khi được phê duyệt thì mới bắt đầu có hiệu lực. | - Là việc vô cùng cấp thiết bởi vì phải xây dựng được một chiến lược – quy trình thao tác chuẩn SOP thì các doanh nghiệp mới hoạt động hiệu quả. |
Vai trò | - Tiết kiệm thời gian, với hiệu suất cao. - Ngăn ngừa lãng phí tài nguyên. - Được giới thiệu thêm nguồn khách hàng mới từ đó góp phần xây dựng thương hiệu cho sản phẩm của bạn. - Duy trì và cải thiện vị thế của bạn trên thị trường. - Cải thiện độ an toàn. - Giảm rủi ro nợ. | - SOP sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về vị trí công việc của mình trong khách sạn. - Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. - Là căn cứ để đánh giá khả năng hoàn thành công việc của nhân viên. Từ đó giúp họ tự giác và phấn đấu hơn trong công việc. - Giúp cho những người quản lý có thể theo dõi được chi tiết các công việc trong khách sạn. - Vừa là nơi thu thập các ý kiến đóng góp để đưa ra các chính sách phúc lợi phù hợp cho nhân viên. Từ đó nhìn ra được điểm mạnh, yếu của từng nhân viên và đưa ra giải pháp đào tạo phù hợp. - Là cơ sở hướng dẫn, đào tạo đặc biệt là nhân viên mới. | - Giúp cho nhân viên y tế đều thao tác đạt chuẩn nhằm đảm bảo chất lượng dược phẩm tốt nhất. - Là tiêu chuẩn, cơ sở đánh giá năng lực, trình độ của nhân viên thông qua mức độ hoàn thành công việc. - Là quy chuẩn giúp mọi nhân viên nhớ được các thao tác một cách dễ dàng, quá trình đào tạo nhân viên mới sẽ tiết kiệm tối đa thời gian. - Là căn cứ, cơ sở để kiểm tra các thông tin về chất lượng dược phẩm hoặc thẩm định hệ thống nhà thuốc. - Tạo nền tảng để sửa đổi, bổ sung hoặc cải tiến điều kiện kinh doanh hay quy trình; - Đây là tài liệu quan trọng để đối chiếu trong quá trình phân phối, nhập thuốc có vấn đề như khiếu nại, thu hồi sản phẩm không đảm bảo chất lượng. | Quy trình SOP trong Logistics gồm: - Dịch vụ khách hàng. - Dự báo nhu cầu. - Thông tin trong phân phối. - Kiểm soát lưu kho. - Vận chuyển nguyên vật liệu. - Quản lý quá trình đặt hàng. - Chọn địa điểm nhà máy và kho. - Thu gom hàng hóa. - Đóng gói, xếp dỡ hàng. - Phân loại hàng hóa. |
5. Những lưu ý khi xây dựng quy trình SOP
a. Xây dựng quy trình, thủ tục chặt chẽ
Việc xây dựng quy trình, thủ tục chặt chẽ sẽ giúp cho những bạn nhân viên mới có được một hướng dẫn cụ thể để có thể bắt nhịp với công việc một cách nhanh chóng. Một quy trình làm việc khoa học và hợp lý sẽ giúp cho nhân viên hiểu đúng công việc và nhiệm vụ của mình tránh mất thời gian làm những công việc không hiệu quả.
b. Hoàn thành Deadline
Mỗi một công việc khi được giao xuống thì đều cần những thời hạn để hoàn thành nó. Đó được gọi là Deadline công việc. Tuy nhiên trong những trường hợp bất khả kháng hoặc có việc đột xuất thì Deadline này vẫn có thể linh động thay đổi cho phù hợp với thời hạn đã định sẵn.
c. Phân công đúng người, đúng việc
Doanh nghiệp cần tạo ra vị trí công việc phù hợp với họ đồng thời phải đảm bảo họ có thể sử dụng được một cách hiệu quả nhất.
d. Bổ sung, giảm tải các bước
Cần rà soát và bổ sung định kỳ để giảm thiểu những thiếu sót không đáng có. Cần tiến hành bổ sung ngay để giúp hoàn thiện và cải tiến cho hệ thống quy trình này cho việc sử dụng lần sau đó.
e. Ngôn ngữ dùng trong quy trình
Quy trình đề ra cần đơn giản, khoa học và bài bản để khi sử dụng ai cũng có thể hiểu được một cách nhanh chóng và kịp thời. Bạn có thể sử dụng kết hợp với biểu đồ dạng lưu đồ (flow chart) để mang lại hiệu quả cao. Các thao tác cần sắp xếp theo thứ tự giúp cho quy trình trở nên rõ ràng, logic và hợp lý.
6. Hướng dẫn cách vận dụng quy trình chuẩn SOP cho doanh nghiệp
SOP
a. Đối với cấp quản lý
Quản lý là người nắm rõ quy trình SOP để hướng dẫn và truyền đến nhân viên cấp dưới. Vì vậy người quản lý cần cần nắm được các quy trình công việc, kiểm soát công việc chặt chẽ, kịp thời và xử lý những sai sót trong quá trình thực hiện.
Đồng thời, người quản lý cần phải biết cách lắng nghe phản hồi của nhân viên về các vấn đề phát sinh hoặc không phù hợp để không ngừng hoàn thiện và cải tiến quy trình SOP.
b. Đối với nhân viên
– Thực hiện công việc và chịu trách nhiệm theo đúng SOP đã được đưa ra.
– Hoàn thành tốt công việc mà cấp trên giao xuống.
– Đóng góp ý kiến, đề xuất các giải pháp nhằm xây dựng quy trình thao tác chuẩn giúp cho công việc đạt hiệu quả hơn.
Như vậy là Công ty Chứng nhận và kiểm định chất lượng OpaControl đã tóm tắt những thông tin liên quan đến quy chuẩn và định nghĩa SOP là gì 1 cách đầy đủ nhất. Hy vọng bài viết có thể giúp bạn hiểu hơn về quy trình OPA để áp dụng vào doanh nghiệp của mình.
Zalo
Youtube