Quy trình chứng nhận hợp quy phương thức 7 chi tiết

Đối với các sản phẩm, hàng hóa nhập khẩu, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện kiểm tra chất lượng theo quy định của pháp luật, thường được áp dụng dưới hình thức chứng nhận hợp quy phương thức 7. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo sản phẩm đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật trước khi lưu hành trên thị trường. Vậy quy trình chứng nhận hợp quy phương thức 7 được thực hiện như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong nội dung dưới đây.

1. Chứng nhận hợp quy phương thức 7 là gì? 

Chứng nhận hợp quy theo phương thức 7 là hoạt động đánh giá sự phù hợp do tổ chức chứng nhận thực hiện, dựa trên kết quả thử nghiệm mẫu đại diện của từng lô hàng hóa, sản phẩm. Phương thức này áp dụng cho việc kiểm tra chất lượng theo từng lô, không đánh giá quá trình sản xuất và không yêu cầu giám sát định kỳ sau khi cấp chứng nhận. Kết quả chứng nhận theo phương thức 7 chỉ có giá trị đối với lô hàng đã được đánh giá và không áp dụng cho các lô sản phẩm khác.

>> Xem thêm: Thủ tục chứng nhận hợp quy hàng nhập khẩu

2. Nguyên tắc thực hiện chứng nhận hợp quy phương thức 7

Phương thức 7 được áp dụng để đánh giá sự phù hợp của sản phẩm, hàng hóa dựa trên việc thử nghiệm mẫu đại diện của từng lô. Việc chứng nhận theo phương thức này được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

• Sản phẩm, hàng hóa được phân chia theo từng lô đồng nhất về đặc tính kỹ thuật, nguồn gốc và điều kiện sản xuất.

• Việc đánh giá sự phù hợp được thực hiện thông qua kết quả thử nghiệm mẫu đại diện của lô hàng.

• Không tiến hành đánh giá điều kiện sản xuất hoặc hệ thống quản lý chất lượng của cơ sở.

• Không yêu cầu giám sát sau chứng nhận, do kết quả chỉ có giá trị đối với lô hàng đã được đánh giá.

• Áp dụng trong trường hợp không thể hoặc không cần kiểm soát sự ổn định chất lượng trong quá trình sản xuất hàng loạt, chẳng hạn như hàng nhập khẩu theo từng lô.

3. Các đối tượng áp dụng hợp quy phương thức 7

Phương thức 7 được áp dụng trong những trường hợp đặc thù, khi việc đánh giá chất lượng sản phẩm cần thực hiện theo từng lô hàng riêng biệt:

• Hàng hóa nhập khẩu theo từng lô: Đây là nhóm đối tượng phổ biến nhất, khi sản phẩm không được sản xuất liên tục tại Việt Nam và cần kiểm tra chất lượng cho từng lô trước khi lưu thông.

• Sản phẩm, hàng hóa không ổn định về chất lượng: Áp dụng với những sản phẩm có khả năng biến động chất lượng giữa các lô, khó kiểm soát đồng đều trong quá trình sản xuất.

• Sản phẩm có thể bị ảnh hưởng trong quá trình vận chuyển, lưu kho: Một số hàng hóa có thể thay đổi tính chất do điều kiện môi trường (nhiệt độ, độ ẩm…), nên cần đánh giá riêng cho từng lô.

• Sản phẩm, hàng hóa có nguy cơ ảnh hưởng đến an toàn: Bao gồm các sản phẩm có khả năng tác động đến sức khỏe con người, động vật hoặc môi trường, cần kiểm soát chặt chẽ trước khi đưa ra thị trường.

>> Xem thêm: Các danh mục sản phẩm hàng hóa nào cần phải chứng nhận hợp quy?

4. Hồ sơ chứng nhận hợp quy phương thức 7 gồm những gì ? 

Để hoàn tất thủ tục đánh giá sự phù hợp cho các lô hàng hóa nhập khẩu hoặc sản xuất không thường xuyên, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng nhận hợp quy theo phương thức 7, bao gồm các thành phần sau:

• Hợp đồng: Là sự thỏa thuận giữa các bên về việc mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, trong đó quy định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan.

• Hóa đơn: Là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập, nhằm ghi nhận thông tin giao dịch.

• Vận đơn: Là chứng từ vận tải do đơn vị vận chuyển (chủ tàu, hãng tàu hoặc công ty logistics) phát hành, xác nhận việc đã nhận hàng để vận chuyển.

• Tờ khai hải quan: Là văn bản do chủ hàng hoặc người khai hải quan lập, dùng để kê khai chi tiết thông tin về lô hàng khi thực hiện thủ tục xuất khẩu hoặc nhập khẩu.

• Giấy đăng ký chứng nhận: Là văn bản do tổ chức chứng nhận cấp hoặc xác nhận, thể hiện việc doanh nghiệp đăng ký thực hiện chứng nhận hợp quy cho sản phẩm, hàng hóa.

• Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước: Là chứng từ bắt buộc trong hồ sơ hải quan đối với các loại hàng hóa thuộc Danh mục hàng hóa nhóm 2 (có khả năng gây mất an toàn), theo quy định của pháp luật.

5. Quy trình chứng nhận hợp quy phương thức 7 

Phương thức 7 là hoạt động thử nghiệm, đánh giá lô sản phẩm, hàng hóa dựa trên việc lấy mẫu theo phương pháp xác suất thống kê nhằm đưa ra kết luận về sự phù hợp của lô hàng. Kết quả đánh giá chỉ có giá trị đối với lô sản phẩm, hàng hóa cụ thể và không yêu cầu thực hiện giám sát sau chứng nhận.

Bước 1: Lấy mẫu

• Mẫu thử nghiệm được lấy theo phương pháp xác suất thống kê, đảm bảo tính đại diện cho toàn bộ lô hàng.

• Số lượng mẫu phải đủ để phục vụ cho quá trình thử nghiệm và lưu mẫu theo quy định.

Bước 2: Đánh giá sự phù hợp của mẫu thử nghiệm

• Mẫu sản phẩm, hàng hóa được thử nghiệm tại phòng thử nghiệm đã đăng ký lĩnh vực hoạt động, phù hợp với quy định của pháp luật.

• Việc thử nghiệm có thể được thực hiện tại phòng thử nghiệm độc lập hoặc phòng thí nghiệm của nhà sản xuất (nếu đáp ứng điều kiện).

• Các chỉ tiêu và phương pháp thử nghiệm được xác định theo tiêu chuẩn hoặc quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.

Bước 3: Xử lý kết quả đánh giá sự phù hợp

• Kết quả thử nghiệm được đối chiếu với các yêu cầu trong tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật áp dụng.

• Tiến hành phân tích, tổng hợp để đánh giá mức độ phù hợp của lô sản phẩm, hàng hóa.

Bước 4: Kết luận về sự phù hợp

• Lô sản phẩm, hàng hóa được xem là phù hợp nếu số lượng mẫu thử nghiệm không đạt yêu cầu nằm trong giới hạn cho phép theo quy định.

• Ngược lại, lô sản phẩm, hàng hóa được xác định là không phù hợp nếu số lượng mẫu không đạt vượt quá giới hạn cho phép.

6. Hiệu lực của giấy chứng nhận hợp quy phương thức 7

Hiệu lực của chứng nhận hợp quy theo phương thức 7 không được xác định theo thời gian, mà chỉ áp dụng cho lô sản phẩm, hàng hóa đã được đánh giá. Điều này có nghĩa là mỗi giấy chứng nhận chỉ có giá trị đối với đúng lô hàng cụ thể và không được sử dụng cho các lô khác.

Trong trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu hoặc sản xuất hàng hóa thường xuyên với số lượng lớn, có thể cân nhắc chuyển sang phương thức 5. Phương thức này cho phép chứng nhận có hiệu lực lên đến 03 năm, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian so với việc phải thực hiện đánh giá riêng cho từng lô hàng theo phương thức 7.

>> Để tra cứu giấy chứng nhận quý khách truy cập tại: https://opacontrol.com.vn/tra-cuu-chung-chi/

7. Tại sao nên chứng nhận hợp quy phương thức 7?  

Chứng nhận hợp quy theo phương thức 7 được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ tính linh hoạt, thủ tục đơn giản và chi phí ban đầu thấp, đặc biệt phù hợp với các lô hàng nhỏ lẻ hoặc không nhập khẩu thường xuyên.

Phương thức này thường được áp dụng trong các trường hợp sau:

• Nhập khẩu không thường xuyên: Doanh nghiệp chỉ nhập một hoặc vài lô hàng rời rạc, không cần duy trì chứng nhận dài hạn như phương thức 5.

• Chưa có hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001): Không yêu cầu đánh giá nhà máy hay quy trình sản xuất, vẫn có thể thực hiện chứng nhận hợp quy hợp pháp.

• Quy mô nhỏ, cần tối ưu chi phí: Chỉ đánh giá trên từng lô hàng cụ thể, không phát sinh chi phí duy trì hay giám sát định kỳ.

• Đáp ứng yêu cầu pháp lý nhanh: Giúp hàng hóa đủ điều kiện thông quan và lưu thông trên thị trường trong thời gian ngắn.

Lợi ích đối với doanh nghiệp

• Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu: Không yêu cầu xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hoặc đánh giá nhà máy.

• Thủ tục nhanh gọn: Tập trung vào thử nghiệm mẫu đại diện của lô hàng, rút ngắn thời gian xử lý.

• Giảm rủi ro pháp lý: Đảm bảo tuân thủ quy định về chất lượng hàng hóa, tránh bị xử phạt.

• Tăng độ tin cậy của sản phẩm: Hàng hóa có chứng nhận hợp quy giúp nâng cao uy tín với khách hàng và đối tác.

Lợi ích đối với cơ quan quản lý và người tiêu dùng

• Kiểm soát chất lượng theo từng lô hàng: Dễ dàng quản lý và đánh giá chất lượng thực tế trên thị trường.

• Bảo vệ người tiêu dùng: Đảm bảo sản phẩm đáp ứng các yêu cầu an toàn và kỹ thuật.

• Đảm bảo cạnh tranh công bằng: Ngăn chặn hàng hóa kém chất lượng, bảo vệ doanh nghiệp sản xuất trong nước.

8 .Những hạn chế khi thực hiện chứng nhận phương thức 7

 Mặc dù tiện lợi cho các lô hàng nhỏ lẻ, việc thực hiện chứng nhận hợp quy theo Phương thức 7 (thử nghiệm mẫu đại diện từ lô hàng) có 4 hạn chế lớn mà doanh nghiệp cần lưu ý:

• Chi phí cộng dồn cao: Vì mỗi lô hàng nhập về đều phải làm thủ tục chứng nhận lại từ đầu, nếu doanh nghiệp nhập hàng thường xuyên (ví dụ 1 tháng/lần), tổng chi phí thử nghiệm và phí cấp giấy chứng nhận trong 1 năm sẽ cao hơn rất nhiều so với việc làm Phương thức 5 (có hiệu lực 3 năm).
• Tốn thời gian chờ đợi (Thông quan chậm): Mỗi khi hàng về cảng, doanh nghiệp phải lấy mẫu mang đi thử nghiệm và chờ kết quả từ trung tâm kiểm định. Điều này làm kéo dài thời gian thông quan, phát sinh thêm chi phí lưu kho bãi (demurrage/detention) tại cảng hoặc kho ngoại quan.
• Rủi ro về chất lượng lô hàng: Nếu kết quả thử nghiệm mẫu đại diện không đạt chuẩn, toàn bộ lô hàng đó sẽ bị bác bỏ (không được cấp chứng chỉ hợp quy). Khi đó, doanh nghiệp buộc phải tái xuất hoặc tiêu hủy lô hàng, gây tổn thất tài chính cực lớn vì hàng đã về đến Việt Nam.
• Hồ sơ công bố hợp quy lặp lại: Do giấy chứng nhận chỉ có giá trị cho một lô hàng nhất định, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục Công bố hợp quy tại cơ quan chuyên ngành cho từng lô riêng biệt, gây áp lực về mặt hành chính và quản lý hồ sơ.

>> Xem thêm: Quy định chứng nhận hợp quy phương thức 1 mới nhất 

9. Lưu ý khi thực hiện chứng nhận hợp quy phương thức 7

Phương thức 7 chỉ nên là lựa chọn “tạm thời”. Nếu sản phẩm có kế hoạch kinh doanh lâu dài, doanh nghiệp nên chuyển sang Phương thức 5 để tối ưu hóa quy trình. Dưới đây là lưu ý khi thực hiện chứng nhận hợp quy phương thức 7: 

• Giá trị hiệu lực của giấy chứng nhận: Đây là lưu ý quan trọng nhất. Giấy chứng nhận hợp quy phương thức 7 chỉ có giá trị cho chính lô hàng đó. Mỗi lô hàng nhập khẩu hoặc sản xuất mới đều phải thực hiện lại quy trình đánh giá và cấp giấy mới.
• Tính đồng nhất của lô hàng: Sản phẩm trong lô phải được phân định rõ ràng và đảm bảo tính đồng nhất về chủng loại, đặc tính kỹ thuật. Nếu lô hàng có nhiều model hoặc chủng loại khác nhau, tổ chức chứng nhận có thể yêu cầu tách nhóm hoặc lấy nhiều mẫu thử nghiệm hơn.
• Nguyên tắc lấy mẫu đại diện:
  • Mẫu phải được lấy theo phương pháp xác suất thống kê để đảm bảo tính đại diện cho toàn bộ lô.
  • Doanh nghiệp cần chú ý số lượng mẫu lấy phải đủ cho cả việc thử nghiệm và lưu mẫu theo quy định của từng quy chuẩn kỹ thuật (QCVN) cụ thể.
• Lựa chọn phòng thử nghiệm: Việc thử nghiệm mẫu ưu tiên thực hiện tại các phòng thử nghiệm được Bộ ngành chỉ định hoặc công nhận năng lực. Doanh nghiệp nên kiểm tra trước xem tổ chức chứng nhận có liên kết với các phòng thử nghiệm phù hợp với mặt hàng của mình hay không.
• Hồ sơ chứng từ đi kèm: Đối với hàng nhập khẩu, bộ hồ sơ phải khớp hoàn toàn giữa thực tế hàng hóa và các chứng từ như Invoice, Packing List, Vận đơn (Bill of Lading). Bất kỳ sai sót thông tin nào cũng có thể dẫn đến việc chậm trễ cấp giấy chứng nhận hoặc không được thông quan.
• Thời điểm thực hiện: Do chứng nhận phương thức 7 thường áp dụng cho hàng nhập khẩu, doanh nghiệp nên đăng ký chứng nhận ngay khi hàng về cảng (hoặc trước đó nếu có thể) để tối ưu thời gian, tránh phát sinh chi phí lưu kho bãi.

10 .Câu hỏi liên quan

10.1. Thời gian thực hiện chứng nhận hợp quy theo phương thức 7 là bao lâu?

Thời gian thực hiện chứng nhận hợp quy theo phương thức 7 thường dao động từ 07 đến 15 ngày làm việc, tùy thuộc vào loại sản phẩm, số lượng chỉ tiêu cần thử nghiệm và mức độ phức tạp của quy chuẩn kỹ thuật áp dụng. Đối với những sản phẩm có yêu cầu kiểm tra đơn giản, thời gian có thể được rút ngắn; ngược lại, các sản phẩm cần nhiều phép thử chuyên sâu sẽ mất nhiều thời gian hơn để hoàn tất.

Ngoài ra, tiến độ còn phụ thuộc vào quá trình lấy mẫu, năng lực của phòng thử nghiệm và việc chuẩn bị hồ sơ của doanh nghiệp. Vì vậy, để đảm bảo thời gian thực hiện nhanh chóng, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và phối hợp chặt chẽ với đơn vị chứng nhận ngay từ đầu.

10.2. Chi phí đánh giá chứng nhận hợp quy phương thức 7 là bao nhiêu?

Chi phí thực hiện chứng nhận hợp quy theo phương thức 7 không cố định mà phụ thuộc vào từng loại sản phẩm, số lượng chỉ tiêu thử nghiệm và yêu cầu của quy chuẩn kỹ thuật áp dụng. Thông thường, chi phí đánh giá cho một lô hàng sẽ dao động trong khoảng 3.000.000 – 10.000.000 VNĐ, chưa bao gồm thuế VAT và phí thử nghiệm mẫu.

Ngoài ra, tổng chi phí thực tế có thể tăng thêm nếu sản phẩm cần thử nghiệm nhiều chỉ tiêu hoặc phải thực hiện tại các phòng thử nghiệm chuyên sâu. Vì vậy, để tối ưu chi phí, doanh nghiệp nên xác định rõ yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm và lựa chọn đơn vị chứng nhận phù hợp ngay từ đầu.

11. Trách nhiệm của tổ chức khi chứng nhận hợp quy phương thức 7

 Theo quy định, khi thực hiện chứng nhận hợp quy theo Phương thức 7, tổ chức chứng nhận và doanh nghiệp đều có những trách nhiệm pháp lý riêng biệt để đảm bảo tính khách quan và an toàn cho hàng hóa:

11.1. Trách nhiệm của Tổ chức chứng nhận (Bên cấp giấy)

• Lấy mẫu đại diện: Phải trực tiếp cử chuyên gia xuống kho hoặc cảng để lấy mẫu từ chính lô hàng đó theo phương pháp xác suất, đảm bảo mẫu lấy ra phản ánh đúng chất lượng của toàn bộ lô.
• Thử nghiệm khách quan: Gửi mẫu đến các phòng thử nghiệm được chỉ định và giám sát quá trình thử nghiệm để đảm bảo kết quả chính xác theo Quy chuẩn kỹ thuật (QCVN).
• Đánh giá sự phù hợp: Thẩm xét kỹ lưỡng hồ sơ lô hàng (Invoice, Packing List, CO/CQ) đối chiếu với kết quả thử nghiệm trước khi cấp giấy chứng nhận.
• Lưu trữ hồ sơ: Có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ đánh giá và mẫu đối chứng (nếu cần) để phục vụ việc thanh kiểm tra của cơ quan nhà nước.

11.2. Trách nhiệm của Tổ chức/Doanh nghiệp sở hữu lô hàng

• Cung cấp hồ sơ đầy đủ: Phải cung cấp chính xác thông tin về số lượng, số hiệu, chủng loại và các chứng từ xuất xứ của lô hàng cần chứng nhận.
• Bảo đảm hiện trạng lô hàng: Phải giữ nguyên trạng lô hàng tại kho hoặc bãi cho đến khi chuyên gia hoàn tất việc lấy mẫu niêm phong.
• Tự thực hiện Công bố hợp quy: Sau khi có Giấy chứng nhận hợp quy phương thức 7, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ lên cơ quan quản lý chuyên ngành để thực hiện thủ tục Công bố hợp quy trước khi đưa hàng ra thị trường.
• Chịu trách nhiệm về chất lượng: Giấy chứng nhận chỉ xác nhận tại thời điểm đánh giá; doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình lưu thông.
• Dán tem hợp quy (CR): Chỉ được phép dán tem CR lên sản phẩm sau khi đã hoàn tất cả chứng nhận và công bố hợp quy.

12. Tổ chức chứng nhận hợp quy phương thức 7 uy tín 

Công ty TNHH Chứng nhận và Thử nghiệm OPACONTROL là một trong những đơn vị uy tín hàng đầu tại Việt Nam được Bộ Xây dựng và các Bộ ngành chỉ định năng lực chứng nhận hợp quy, đặc biệt là Phương thức 7 cho hàng hóa nhập khẩu . 

Dưới đây là những lý do OPACONTROL được đánh giá cao khi thực hiện phương thức này:

• Năng lực pháp lý đầy đủ: Được chỉ định cấp chứng nhận hợp quy cho đa dạng nhóm ngành như: Vật liệu xây dựng (theo QCVN 16:2023/BXD). 
• Hệ thống phòng thử nghiệm hiện đại: OPACONTROL sở hữu/liên kết với các phòng Lab đạt chuẩn ISO/IEC 17025, giúp rút ngắn thời gian thử nghiệm mẫu (yếu tố then chốt của Phương thức 7 để tránh phí lưu kho bãi).
• Tối ưu thời gian thông quan: Quy trình làm việc chuyên nghiệp từ khâu tiếp nhận hồ sơ đến khi lấy mẫu tại cảng/kho giúp doanh nghiệp lấy giấy chứng nhận nhanh chóng (thường từ 3-7 ngày tùy mặt hàng).
• Hỗ trợ trọn gói: Không chỉ cấp giấy chứng nhận, OPACONTROL còn tư vấn miễn phí thủ tục Công bố hợp quy trên Sở Xây dựng hoặc các Sở quản lý chuyên ngành, giúp lô hàng đủ điều kiện lưu thông ngay lập tức.
• Chi phí cạnh tranh: Đơn vị này thường có chính sách giá rõ ràng, không phát sinh chi phí ẩn, phù hợp cho các doanh nghiệp nhập khẩu lô hàng đơn lẻ.  

Liên hệ OPACONTROL để nhận tư vấn chi tiết.

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về quy trình chứng nhận hợp quy theo phương thức 7 mà doanh nghiệp cần nắm rõ. Việc tuân thủ đúng các bước thực hiện không chỉ giúp sản phẩm đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn đảm bảo chất lượng trước khi lưu hành trên thị trường. Đồng thời, đây cũng là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp nâng cao uy tín, hạn chế rủi ro và tạo lợi thế cạnh tranh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.

CÔNG TY TNHH CHỨNG NHẬN VÀ THỬ NGHIỆM OPACONTROL

• Website: https://opacontrol.com.vn/
• Email: opa@opacontrol.vn
• Facebook: https://www.facebook.com/opacontrol
• SĐT: 1800.646438