Công bố hợp quy là gì, quy trình thực hiện ra sao và cần chuẩn bị những hồ sơ nào là thắc mắc phổ biến của nhiều doanh nghiệp khi đưa sản phẩm ra thị trường. Trên thực tế, đây là thủ tục quan trọng nhằm đảm bảo hàng hóa đáp ứng đúng quy chuẩn kỹ thuật trước khi lưu thông. Nếu không hiểu đúng ngay từ đầu, doanh nghiệp rất dễ mất thời gian chỉnh sửa hồ sơ hoặc gặp vướng mắc trong quá trình thực hiện thủ tục. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ khái niệm, quy trình và các loại hồ sơ cần chuẩn bị để thực hiện công bố hợp quy một cách chính xác và hiệu quả.

Nội dung chính

1. Công bố hợp quy là gì?

Công bố hợp quy là việc tổ chức, cá nhân tự công bố rằng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình hoặc môi trường phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng đã được ban hành. Trước khi thực hiện công bố hợp quy, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá và chứng nhận hợp quy, đảm bảo kết quả sau khi thử nghiệm phù hợp với các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia do cơ quan nhà nước ban hành.

Quy chuẩn kỹ thuật là các quy định về mức giới hạn đối với đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình hoặc môi trường phải tuân thủ, nhằm bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khỏe con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; đồng thời bảo vệ lợi ích, an ninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu khác trong hoạt động kinh tế – xã hội.
Chứng nhận hợp quy là là việc xác nhận đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.
Đối tượng của công bố hợp quy bao gồm sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình hoặc môi trường thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chuẩn kỹ thuật quốc gia do các Bộ quản lý ngành, lĩnh vực ban hành, hoặc quy chuẩn kỹ thuật địa phương do Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành. Đây là hoạt động mang tính bắt buộc đối với các đối tượng thuộc diện áp dụng theo quy định hiện hành.

2. Nguyên tắc thực hiện công bố hợp quy

Bản công bố hợp quy thang máng cáp OPACONTROL đã hỗ trợ khách hàng

Nguyên tắc công bố hợp quy dựa theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Thông tư 28/2012/TT-BKHCN, sửa đổi, bổ sung tại khoản 2 Điều 1 Thông tư 02/2017/TT-BKHCN:

a) Kết quả tự đánh giá sự phù hợp của tổ chức, cá nhân (sau đây viết tắt là kết quả tự đánh giá);

b) Kết quả chứng nhận của tổ chức chứng nhận đã đăng ký hoặc được thừa nhận theo quy định của pháp luật;

c) Kết quả chứng nhận của tổ chức chứng nhận được chỉ định

Việc thử nghiệm phục vụ công bố hợp quy được thực hiện tại tổ chức thử nghiệm đã đăng ký hoặc được thừa nhận theo quy định của pháp luật.

Trường hợp sử dụng kết quả đánh giá sự phù hợp của tổ chức đánh giá sự phù hợp nước ngoài thì tổ chức đánh giá sự phù hợp nước ngoài phải được thừa nhận theo quy định của pháp luật hoặc được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền chỉ định.

Trường hợp sản phẩm, hàng hóa được quản lý bởi nhiều quy chuẩn kỹ thuật khác nhau thì tổ chức, cá nhân phải thực hiện việc đăng ký bản công bố hợp quy tại các cơ quan chuyên ngành tương ứng và dấu hợp quy chỉ được sử dụng khi sản phẩm, hàng hóa đó đã thực hiện đầy đủ các biện pháp quản lý theo quy định, tại các quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.

3. Quy trình thực hiện công bố hợp quy

Hình thức nộp hồ sơ

Tổ chức, cá nhân có thể thực hiện công bố hợp quy theo một trong các hình thức:

Nộp trực tiếp tại cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo từng nhóm sản phẩm, hàng hóa.
Hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu chính đến cơ quan tiếp nhận theo quy định.

Thời gian xử lý hồ sơ công bố hợp quy là khoảng 05 ngày làm việc kể từ khi cơ quan chuyên ngành tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.

Việc công bố hợp quy được tiến hành theo trình tự các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Đánh giá sự phù hợp (đánh giá hợp quy)

Trước khi thực hiện công bố hợp quy, tổ chức, cá nhân cần tiến hành đánh giá sự phù hợp của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình hoặc môi trường với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.

Việc đánh giá hợp quy có thể được thực hiện theo một trong các hình thức:

Do tổ chức chứng nhận được chỉ định thực hiện (bên thứ ba);
Hoặc do chính tổ chức, cá nhân công bố hợp quy tự thực hiện (bên thứ nhất) theo phương thức đánh giá được quy định trong quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.

Trong trường hợp sử dụng kết quả đánh giá từ tổ chức nước ngoài, tổ chức đó phải được cơ quan có thẩm quyền thừa nhận hoặc chỉ định theo quy định pháp luật hiện hành.

Kết quả đánh giá hợp quy là căn cứ quan trọng để tiến hành các bước công bố tiếp theo.

Bước 2: Lập và đăng ký bản công bố hợp quy

Sau khi có kết quả đánh giá hợp quy đạt yêu cầu, tổ chức, cá nhân tiến hành lập bản công bố hợp quy và đăng ký tại cơ quan chuyên ngành có thẩm quyền.

Cơ quan tiếp nhận là đơn vị do Bộ quản lý ngành, lĩnh vực hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ định, tùy theo từng loại sản phẩm, hàng hóa hoặc lĩnh vực quản lý.

Bước 3: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Cơ quan chuyên ngành tiến hành tiếp nhận bản công bố hợp quy và kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ kèm theo.

Bước 4: Xử lý hồ sơ công bố

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ: cơ quan có thẩm quyền thông báo yêu cầu bổ sung trong thời hạn quy định.
Trường hợp hồ sơ đầy đủ nhưng chưa hợp lệ: có văn bản nêu rõ lý do không tiếp nhận.
Trường hợp hồ sơ hợp lệ: ban hành thông báo tiếp nhận bản công bố hợp quy.

Bước 5: Hoàn tất công bố hợp quy

Sau khi được tiếp nhận hợp lệ, tổ chức, cá nhân chính thức hoàn tất thủ tục công bố hợp quy và được phép đưa sản phẩm, hàng hóa lưu thông trên thị trường theo quy định.

Hiện nay, chính sách quản lý chất lượng sản phẩm tại Việt Nam đang có xu hướng cải cách theo hướng giảm tiền kiểm, tăng hậu kiểm và quản lý theo mức độ rủi ro. Tuy nhiên, thủ tục công bố hợp quy vẫn là yêu cầu bắt buộc đối với nhiều nhóm hàng hóa thuộc quy chuẩn kỹ thuật, nhằm đảm bảo an toàn và chất lượng sản phẩm trước khi lưu thông trên thị trường.

>> Xem thêm: Thủ tục chứng nhận hợp quy hàng nhập khẩu

4. Hồ sơ tự công bố hợp quy gồm những gì?

Tổ chức, cá nhân công bố hợp quy lập 02 bộ hồ sơ công bố hợp quy. Trong đó 01 bộ hồ sơ nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện tới cơ quan chuyên ngành và 01 bộ hồ sơ lưu giữ tại tổ chức, cá nhân. Hồ sơ công bố hợp quy gồm:

Trường hợp 1: Công bố hợp quy dựa trên kết quả chứng nhận hợp quy của tổ chức chứng nhận được chỉ định.

Bản công bố hợp quy;
Bản sao có công chứng giấy đăng ký doanh nghiệp, Giấy đăng ký kinh doanh/ Giấy chứng nhận đầu tư/ Quyết định thành lập hoặc các giấy tờ tương đương;
Bản sao y bản chính giấy chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật tương ứng do tổ chức chứng nhận được chỉ định cấp kèm theo mẫu dấu hợp quy của tổ chức chứng nhận được chỉ định cấp cho cho tổ chức, cá nhân.

Bản công bố hợp quy sản phẩm Natri Hydroxit công nghiệp

Trường hợp 2: Công bố hợp quy dựa trên kết quả tự đánh giá của tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh.

Bản công bố hợp quy;
Bản sao có công chứng giấy đăng ký doanh nghiệp, Giấy đăng ký kinh doanh/ Giấy chứng nhận đầu tư/ Quyết định thành lập hoặc các giấy tờ tương đương;
Nếu chưa được chứng nhận đã đăng ký cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý thì hồ sơ cần có quy trình sản xuất kèm theo kế hoạch kiểm soát chất lượng được xây dựng, áp dụng và kế hoạch giám sát hệ thống quản lý.
Nếu được chứng nhận đã đăng ký cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý thì hồ sơ cần có bản sao y bản chính giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý còn hiệu lực.
Bản sao hợp lệ phiếu kết quả thử nghiệm mẫu trong vòng 12 tháng tính từ thời điểm thử nghiệm đến thời điểm nộp hồ sơ;
Báo cáo đánh giá hợp quy kèm theo mẫu dấu hợp quy và các tài liệu có liên quan. Bản báo cáo đánh giá cần đảm bảo đủ những nội dung như đối tượng, tài liệu được sử dụng, tên và địa chỉ tổ chức thực hiện đánh giá, phương thức đánh giá, mô tả quá trình đánh giá, kết quả đánh giá.

5. Công bố hợp chuẩn và công bố hợp quy khác nhau như thế nào?

Tiêu chí	Công bố hợp quy	Công bố hợp chuẩn
Khái niệm	Là việc tổ chức, cá nhân tự công bố sản phẩm, hàng hóa, quá trình, dịch vụ phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN).	Là việc tổ chức, cá nhân tự công bố sản phẩm, hàng hóa, quá trình, dịch vụ phù hợp với tiêu chuẩn (TCVN, TCCS).
Tính chất	Bắt buộc đối với sản phẩm thuộc danh mục quản lý theo QCVN.	Tự nguyện, trừ khi có quy định bắt buộc.
Cơ sở pháp lý	Dựa trên quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) do các cơ quan nhà nước ban hành.	Dựa trên tiêu chuẩn quốc gia (TCVN), tiêu chuẩn quốc tế (ISO, IEC…) hoặc tiêu chuẩn cơ sở (TCCS).
Phạm vi áp dụng	Các sản phẩm, dịch vụ có ảnh hưởng đến sức khỏe, an toàn con người, môi trường, an ninh quốc gia.	Các sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp tự nguyện áp dụng để nâng cao chất lượng và uy tín.
Cơ quan tiếp nhận	Các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền (Bộ KHCN, Bộ Công Thương, Bộ Y tế…).	Không bắt buộc nộp hồ sơ, doanh nghiệp có thể tự công bố hoặc nộp tại tổ chức chứng nhận tiêu chuẩn.
Chứng nhận hợp quy/hợp chuẩn	Do tổ chức chứng nhận được chỉ định thực hiện hoặc tự đánh giá phù hợp.	Do tổ chức chứng nhận tiêu chuẩn hoặc doanh nghiệp tự công bố theo tiêu chuẩn đã lựa chọn.
Mục đích	Đảm bảo an toàn, sức khỏe, bảo vệ môi trường, tuân thủ quy định pháp luật.	Khẳng định chất lượng sản phẩm, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Xem chi tiết tại: Làm sao phân biệt hợp chuẩn và hợp quy? Cách phân biệt chi tiết

6. Sản phẩm bắt buộc công bố hợp quy gồm những gì?

Dưới đây là danh sách sản phẩm bắt buộc thực hiện công bố hợp quy và cơ quan tiếp nhận hồ sơ công bố tương ứng:

STT	Sản phẩm/Hàng hóa	Cơ sở pháp lý (QCVN)	Cơ quan tiếp nhận hồ sơ công bố
1	Thực phẩm, phụ gia thực phẩm	QCVN 6-1:2010/BYT, QCVN 8-1:2011/BYT	Bộ Y tế (Cục An toàn thực phẩm) hoặc Sở Y tế địa phương
2	Dược phẩm, mỹ phẩm	QCVN 11:2010/BYT, QCVN 22:2015/BYT…	Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược, Cục Quản lý Mỹ phẩm)
3	Thiết bị điện, điện tử	QCVN 4:2009/BKHCN, QCVN 9:2012/BKHCN…	Bộ Khoa học & Công nghệ (Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng)
4	Sản phẩm viễn thông, CNTT	QCVN 118:2018/BTTTT, QCVN 101:2016/BTTTT	Bộ Thông tin & Truyền thông (Cục Viễn thông, Cục An toàn thông tin)
5	Mũ bảo hiểm, đồ bảo hộ lao động	QCVN 2:2008/BKHCN, QCVN 8:2012/BLĐTBXH	Bộ Khoa học & Công nghệ hoặc Bộ Lao động – Thương binh & Xã hội
6	Vật liệu xây dựng	QCVN 16:2023/BXD	Bộ Xây dựng hoặc Sở Xây dựng địa phương
7	Phương tiện giao thông (ô tô, xe máy, linh kiện)	QCVN 09:2015/BGTVT, QCVN 12:2015/BGTVT…	Bộ Giao thông Vận tải (Cục Đăng kiểm Việt Nam)
8	Đồ chơi trẻ em	QCVN 3:2009/BKHCN	Bộ Khoa học & Công nghệ (Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất Lượng)
9	Hóa chất, phân bón, thuốc bảo vệ thực vật	QCVN 01:2019/BCT, QCVN 02:2017/BNNPTNT	Bộ Công Thương (Cục Hóa chất) hoặc Bộ Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn
10	Nước uống đóng chai, nước khoáng	QCVN 6-1:2010/BYT	Bộ Y tế (Cục An toàn thực phẩm) hoặc Sở Y tế địa phương

>> Xem thêm: Các danh mục sản phẩm hàng hóa nào cần phải chứng nhận hợp quy?

7. Hồ sơ công bố hợp quy bị trả lại cần làm gì?

Nếu hồ sơ công bố hợp quy bị trả lại, bạn cần thực hiện các bước sau để khắc phục và nộp lại thành công:

Bước 1: Xác định nguyên nhân bị trả lại

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thường sẽ có văn bản hoặc thông báo lý do hồ sơ bị từ chối. Các nguyên nhân phổ biến bao gồm:

Thiếu tài liệu: Chưa đầy đủ các giấy tờ theo quy định.
Sai nội dung hồ sơ: Thông tin không khớp với thực tế hoặc không đúng theo biểu mẫu quy định.
Chứng nhận hợp quy không hợp lệ: Do tổ chức chứng nhận không được công nhận hoặc kết quả thử nghiệm không đạt yêu cầu.
Nộp sai cơ quan tiếp nhận: Hồ sơ nộp nhầm cơ quan không có thẩm quyền xét duyệt.

Bước 2. Khắc phục các lỗi trong hồ sơ

Dựa trên nguyên nhân bị trả lại, bạn cần sửa chữa hoặc bổ sung hồ sơ như sau:

Bổ sung tài liệu còn thiếu: Kiểm tra lại danh mục hồ sơ và cung cấp đủ giấy tờ.
Sửa đổi thông tin sai lệch: Đối chiếu với thực tế và điều chỉnh cho đúng với quy định.
Kiểm tra lại chứng nhận hợp quy: Nếu giấy chứng nhận bị từ chối, bạn cần liên hệ tổ chức chứng nhận hợp quy để xác minh hoặc thực hiện thử nghiệm lại nếu cần.
Xác minh cơ quan tiếp nhận: Đảm bảo nộp đúng cơ quan có thẩm quyền theo lĩnh vực sản phẩm của bạn.

Bước 3. Nộp lại hồ sơ

Sau khi chỉnh sửa, bạn tiến hành nộp lại hồ sơ theo đúng quy trình:

Nộp trực tiếp hoặc qua cổng dịch vụ công của cơ quan quản lý.
Theo dõi quá trình xét duyệt và chủ động phản hồi nếu có yêu cầu bổ sung thêm.

8. Trách nhiệm của tổ chức công bố hợp quy

Tổ chức, cá nhân thực hiện công bố hợp quy có trách nhiệm đảm bảo việc duy trì chất lượng và sự phù hợp của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình hoặc môi trường đã công bố, đồng thời tuân thủ đầy đủ các yêu cầu quản lý theo quy định hiện hành, cụ thể:

Thông báo công khai về việc công bố hợp quy trên các phương tiện thông tin phù hợp để người sử dụng dễ dàng tiếp cận.
Chịu trách nhiệm về sự phù hợp của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình hoặc môi trường đã công bố và duy trì hệ thống kiểm soát chất lượng, thử nghiệm, giám sát định kỳ.
Sử dụng dấu hợp quy theo quy định trước khi đưa sản phẩm ra lưu thông trên thị trường; đồng thời thực hiện theo dõi và báo cáo việc sử dụng dấu hợp quy khi được yêu cầu.
Kịp thời thông báo cho cơ quan quản lý khi phát hiện sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hoặc quá trình không phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật trong quá trình sản xuất, lưu thông hoặc sử dụng.
Tạm dừng sản xuất, xuất xưởng và thu hồi sản phẩm không phù hợp nếu có nguy cơ gây mất an toàn; đồng thời thực hiện các biện pháp khắc phục cần thiết.
Thông báo kết quả khắc phục sự không phù hợp cho cơ quan quản lý trước khi tiếp tục đưa sản phẩm ra lưu thông hoặc sử dụng.
Lưu giữ đầy đủ hồ sơ công bố hợp quy để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Cung cấp tài liệu chứng minh sự phù hợp của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ với quy chuẩn kỹ thuật khi cơ quan nhà nước yêu cầu.
Cung cấp bản sao chứng nhận hợp quy hoặc thông báo tiếp nhận công bố hợp quy cho các bên liên quan trong quá trình kinh doanh, phân phối.
Thực hiện công bố lại khi có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến hồ sơ công bố hợp quy hoặc khi sản phẩm, hàng hóa có sự thay đổi về tính năng, công dụng hoặc đặc điểm kỹ thuật.

9. Dịch vụ chứng nhận và công bố hợp quy tại OPACONTROL

OPACONTROL là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực chứng nhận hợp quy tại Việt Nam, được cấp phép và chỉ định bởi các Bộ, ban ngành như: Bộ Xây dựng, Bộ Công Thương, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.

Với phương châm hoạt động “Uy tín – Chất lượng – Chuyên nghiệp”, cùng hơn 10 năm kinh nghiệm, OPACONTROL đã trở thành đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp, hỗ trợ hàng nghìn hồ sơ chứng nhận hợp quy được thực hiện nhanh chóng, đúng quy định và hiệu quả.

OPACONTROL đã được Bộ Xây dựng chỉ định đủ năng lực cấp chứng nhận hợp quy cho các sản phẩm vật liệu xây dựng phù hợp QCVN 16:2023/BXD theo Quyết định số 292/QĐ-BXD ngày 04/10/2023, khẳng định năng lực và uy tín trong hoạt động chứng nhận.

Không chỉ thực hiện hoạt động chứng nhận, OPACONTROL còn hỗ trợ doanh nghiệp trong thử nghiệm, đánh giá sự phù hợp và công bố hợp quy, giúp tối ưu thời gian xử lý hồ sơ và đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.

Liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE 1800 6464 38 hoặc 024 2206 1628 để nhận tư vấn và hỗ trợ chi tiết.

CÔNG TY TNHH CHỨNG NHẬN VÀ THỬ NGHIỆM OPACONTROL

Website: https://opacontrol.com.vn/
Email: opa@opacontrol.vn
Facebook: https://www.facebook.com/opacontrol
SĐT: 1800 6464 38 – 024 2206 1628

0/5 (0 Reviews)

Lịch sử hình thành

Thương hiệu Opacontrol

Tầm nhìn sứ mệnh

Chính sách chất lượng

Sơ đồ tổ chức