Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, giấy chứng nhận hợp quy là điều kiện bắt buộc để sản phẩm được phép lưu thông hợp pháp trên thị trường. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp băn khoăn về thời hạn hiệu lực của loại giấy tờ này cũng như cách để nhanh chóng sở hữu giấy chứng nhận nhằm kịp tiến độ đưa hàng hóa ra thị trường. Vậy giấy chứng nhận hợp quy có hiệu lực bao lâu và doanh nghiệp cần làm gì để có giấy ngay lập tức? Đây sẽ là những vấn đề chính được làm rõ trong nội dung dưới đây.
1. Mẫu giấy chứng nhận hợp quy là gì?
Giấy chứng nhận hợp quy là văn bản do tổ chức chứng nhận được chỉ định cấp cho sản phẩm đã đáp ứng các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN). Đồng thời, giấy chứng nhận này là minh chứng cho việc sản phẩm tuân thủ các yêu cầu về an toàn, chất lượng theo quy định pháp luật, giúp doanh nghiệp lưu thông hàng hóa hợp pháp trên thị trường.
Giấy chứng nhận hợp quy (tên tiếng anh là certificate of conformity), tại Việt Nam được ký hiệu là QCVN, chứng nhận sự phù hợp của sản phẩm hàng hóa phù hợp với Quy chuẩn kỹ thuật Việt Nam (QCVN). Giấy chứng nhận hợp quy được cấp với đầy đủ thông tin rõ ràng về sản phẩm, hàng hóa cần chứng nhận và sẽ được công bố hợp quy.
2. Giấy chứng nhận hợp quy có hiệu lực trong bao lâu?
Thời hạn của giấy chứng nhận hợp quy được quy định tại Thông tư số 28/2012/TT-BKHCN. Theo đó, giấy chứng nhận hợp quy có thời hạn tối đa là 03 năm kể từ ngày tổ chức chứng nhận ký ban hành.
Tuy nhiên, thời hạn hiệu lực cụ thể của giấy hợp quy có thể khác nhau tùy thuộc vào phương thức chứng nhận và loại sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
Các phương thức chứng nhận hợp quy và thời hạn hiệu lực:
- Phương thức 1: Thử nghiệm mẫu điển hình. Hiệu lực của giấy chứng nhận không quá 01 năm.
- Phương thức 2, 3, 4, 5: Thử nghiệm mẫu điển hình và đánh giá quá trình sản xuất; giám sát thông qua thử nghiệm mẫu. Hiệu lực của giấy chứng nhận không quá 03 năm.
- Phương thức 6: Đánh giá và giám sát hệ thống quản lý. Hiệu lực của giấy chứng nhận không quá 03 năm.
- Phương thức 7: Thử nghiệm, đánh giá lô sản phẩm, hàng hóa. Hiệu lực của giấy chứng nhận cho 1 lô hàng.
- Phương thức 8: Thử nghiệm hoặc kiểm định toàn bộ sản phẩm, hàng hóa. Hiệu lực của giấy chứng nhận cho 1 lô hàng.
3. Thông tin trên giấy chứng nhận hợp quy bao gồm những gì?
Thông tin trên giấy chứng nhận hợp quy thường bao gồm các nội dung chính sau:
- Tên tổ chức chứng nhận – Đơn vị cấp giấy chứng nhận hợp quy.
- Thông tin doanh nghiệp – Tên, địa chỉ của tổ chức/cá nhân sở hữu sản phẩm được chứng nhận.
- Tên sản phẩm/chủng loại sản phẩm – Mô tả chi tiết về sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ được chứng nhận.
- Quy chuẩn kỹ thuật áp dụng – Số hiệu và tên của quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) mà sản phẩm tuân thủ.
- Số và ngày cấp giấy chứng nhận – Mã số của giấy chứng nhận, ngày cấp và thời hạn hiệu lực.
- Phương thức chứng nhận – phương thức đánh giá sự phù hợp.
- Chữ ký, con dấu của tổ chức chứng nhận – Xác nhận tính pháp lý của giấy chứng nhận.
4. Giấy chứng nhận hợp quy thật và giả khác nhau như thế nào?
| Tiêu chí | Giấy chứng nhận hợp quy thật | Giấy chứng nhận hợp quy giả |
|---|---|---|
| Tên tổ chức chứng nhận | Ghi rõ ràng, chính xác, là tổ chức được Bộ Khoa học & Công nghệ/ Bộ quản lý ngành chỉ định | Có thể ghi sai, thiếu hoặc mạo danh tổ chức không có thẩm quyền |
| Mã số giấy chứng nhận | Có mã số hợp lệ, trùng khớp khi tra cứu trên hệ thống của tổ chức chứng nhận | Mã số thường không tồn tại, trùng lặp hoặc không thể tra cứu |
| Quy chuẩn kỹ thuật áp dụng (QCVN) | Ghi đầy đủ, chính xác số hiệu quy chuẩn kỹ thuật quốc gia áp dụng cho sản phẩm | Thiếu, ghi sai, hoặc không dẫn chiếu đúng quy chuẩn kỹ thuật |
| Thông tin sản phẩm/hàng hóa | Ghi rõ tên, chủng loại, model, đặc điểm sản phẩm phù hợp hồ sơ đăng ký | Thông tin mơ hồ, thiếu chi tiết hoặc không khớp với sản phẩm thực tế |
| Dấu mộc & chữ ký | Có dấu đỏ tròn và chữ ký của lãnh đạo tổ chức chứng nhận, in rõ ràng | Dấu mộc in mờ, có thể photocopy; chữ ký scan hoặc giả mạo |
| Phương thức chứng nhận | Ghi rõ phương thức đánh giá sự phù hợp (ví dụ: phương thức 1, 2, 5…) phù hợp với sản phẩm | Không ghi hoặc ghi sai phương thức chứng nhận |
| Ngày cấp | Ngày cấp rõ ràng, phù hợp với thời hạn hiệu lực theo quy định (thường 1–3 năm) | Có thể không ghi ngày, hoặc ghi ngày cấp bất hợp lý |
| Xác thực với tổ chức chứng nhận | Có thể tra cứu trực tuyến trên website tổ chức chứng nhận hoặc liên hệ để được xác minh | Không thể tra cứu trên hệ thống, tổ chức bị giả mạo hoặc không tồn tại |
Như vậy, để phân biệt giấy chứng nhận hợp quy thật – giả, doanh nghiệp và người tiêu dùng nên chú ý kỹ từng chi tiết trên giấy tờ, đồng thời xác minh trực tiếp với tổ chức chứng nhận thông qua website tra cứu hoặc liên hệ xác nhận. Đây là cách an toàn nhất để bảo vệ quyền lợi hợp pháp và tránh rủi ro từ giấy chứng nhận giả.
5. Vì sao giấy chứng nhận hợp quy là điều kiện bắt buộc để công bố hợp quy?
Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, giấy chứng nhận hợp quy giữ vai trò như bằng chứng pháp lý khẳng định sản phẩm đã được kiểm tra, thử nghiệm và đánh giá phù hợp với Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) tương ứng. Đây chính là cơ sở để cơ quan quản lý nhà nước cho phép doanh nghiệp tiến hành thủ tục công bố hợp quy.
Cụ thể, lý do giấy chứng nhận hợp quy là điều kiện bắt buộc gồm:
-
Chứng minh sản phẩm đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật
-
Trước khi công bố hợp quy, sản phẩm phải trải qua quá trình đánh giá, thử nghiệm.
-
Giấy chứng nhận hợp quy được cấp bởi tổ chức chứng nhận được Bộ quản lý ngành chỉ định, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp.
-
-
Là thành phần cốt lõi trong hồ sơ công bố hợp quy
-
Hồ sơ công bố hợp quy theo quy định bắt buộc phải có giấy chứng nhận hợp quy.
-
Nếu thiếu tài liệu này, hồ sơ sẽ không được cơ quan nhà nước tiếp nhận và xử lý.
-
-
Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và uy tín doanh nghiệp
-
Giấy chứng nhận hợp quy giúp khẳng định chất lượng sản phẩm, tạo niềm tin cho khách hàng.
-
Đồng thời, tránh rủi ro bị xử phạt, thu hồi sản phẩm hoặc mất uy tín khi lưu thông trên thị trường.
-
-
Đảm bảo tính pháp lý trong kinh doanh
-
Công bố hợp quy là thủ tục bắt buộc trước khi lưu thông hàng hóa.
-
Chỉ khi có giấy chứng nhận hợp quy, doanh nghiệp mới đủ điều kiện pháp lý để thực hiện công bố.
-
6. Ai có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận hợp quy?
Tổ chức có đủ thẩm quyền cấp giấy chứng nhận hợp quy là những tổ chức được các Bộ quản lý chuyên ngành (Bộ Y tế, Bộ Công Thương, Bộ Xây dựng, Bộ Giao thông Vận tải…) chỉ định để thực hiện đánh giá sự phù hợp và cấp giấy chứng nhận hợp quy.
Đồng thời các tổ chức này phải có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động theo quy định tại Nghị định số 107/2016/NĐ-CP, Nghị định số 154/2018/NĐ-CP.
Dưới đây là mẫu giấy chứng nhận hợp quy tại OPACONTROL
7. Doanh nghiệp cần làm gì để có giấy chứng nhận hợp quy?
Để doanh nghiệp có được giấy chứng nhận hợp quy, cần thực hiện theo các bước sau:
-
Bước 1: Xác định sản phẩm thuộc diện phải chứng nhận hợp quy
Doanh nghiệp cần tra cứu các quy định pháp luật, tiêu chuẩn kỹ thuật và danh mục sản phẩm bắt buộc chứng nhận hợp quy do cơ quan có thẩm quyền ban hành. -
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chứng nhận hợp quy
Bao gồm: đơn đăng ký chứng nhận, tài liệu kỹ thuật của sản phẩm, kết quả thử nghiệm (nếu có), giấy phép kinh doanh và các giấy tờ liên quan. -
Bước 3: Thử nghiệm sản phẩm tại phòng thí nghiệm được chỉ định
Lấy mẫu sản phẩm gửi đi kiểm nghiệm để đánh giá chất lượng, độ an toàn theo tiêu chuẩn/quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. -
Bước 4: Đăng ký chứng nhận tại tổ chức chứng nhận hợp quy được chỉ định
Doanh nghiệp nộp hồ sơ kèm kết quả thử nghiệm tại tổ chức chứng nhận được Bộ quản lý chuyên ngành chỉ định như OPACONTROL. -
Bước 5: Đánh giá và cấp chứng nhận
Tổ chức chứng nhận sẽ xem xét hồ sơ, kết quả thử nghiệm, có thể đánh giá thực tế nhà máy sản xuất. Nếu đáp ứng đủ yêu cầu, doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận hợp quy.
8. Mất giấy chứng nhận hợp quy cần làm gì?
Trong quá trình kinh doanh, việc thất lạc giấy chứng nhận hợp quy có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi thực hiện các thủ tục hành chính hoặc khi cơ quan chức năng kiểm tra. Để đảm bảo quyền lợi và duy trì hoạt động hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình xin cấp lại theo các bước sau:
Bước 1: Thông báo với cơ quan cấp chứng nhận
-
Ngay khi phát hiện mất giấy, doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với tổ chức chứng nhận đã cấp giấy chứng nhận hợp quy trước đó.
-
Cung cấp thông tin liên quan đến giấy chứng nhận như: số hiệu, ngày cấp, tên sản phẩm/hàng hóa, tên doanh nghiệp để được đối chiếu hồ sơ lưu trữ.
-
Việc thông báo kịp thời giúp cơ quan chứng nhận ghi nhận sự việc, ngăn chặn các rủi ro giả mạo hoặc lợi dụng giấy chứng nhận đã mất.
Bước 2: Soạn đơn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận hợp quy
-
Doanh nghiệp cần làm đơn xin cấp lại theo mẫu do tổ chức chứng nhận ban hành.
-
Trong đơn cần thể hiện rõ:
-
Thông tin doanh nghiệp (tên, địa chỉ, MST/ĐKKD).
-
Thông tin giấy chứng nhận đã mất (mã số, ngày cấp, sản phẩm).
-
Lý do mất giấy (thất lạc, hư hỏng, cháy nổ, thiên tai…).
-
Cam kết toàn bộ thông tin cung cấp là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
-
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp lại
Tùy yêu cầu từng tổ chức chứng nhận, doanh nghiệp có thể cần bổ sung các giấy tờ sau:
-
Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh (có dấu xác nhận).
-
Bản sao tài liệu liên quan đến lần chứng nhận trước (quyết định, báo cáo thử nghiệm, hợp đồng dịch vụ chứng nhận).
-
Bản sao kết quả thử nghiệm chất lượng sản phẩm (nếu cơ quan chứng nhận yêu cầu bổ sung để xác thực lại chất lượng).
-
Các chứng từ, hóa đơn liên quan đến lần chứng nhận trước (nếu có).
Bước 4: Nộp hồ sơ và chờ xét duyệt
- Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện đến tổ chức chứng nhận.
- Cơ quan chứng nhận sẽ xem xét hồ sơ, đối chiếu với dữ liệu lưu trữ.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp lại giấy chứng nhận hợp quy (bản mới thay thế, có giá trị pháp lý tương đương giấy cũ).
- Trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc thông tin chưa rõ ràng, tổ chức chứng nhận có thể yêu cầu bổ sung tài liệu, thậm chí yêu cầu thử nghiệm lại sản phẩm trước khi cấp lại giấy chứng nhận.
9. Sau khi được cấp giấy chứng nhận hợp quy thì doanh nghiệp cần làm gì tiếp theo?
Sau khi nhận được giấy chứng nhận hợp quy thì cần đăng ký bản công bố hợp quy tại cơ quan chuyên ngành do Bộ quản lý ngành, lĩnh vực và Ủy ban nhân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ định.
Tổ chức, cá nhân công bố hợp quy có trách nghiệm:
- Thông báo trên các phương tiện thông tin thích hợp về việc công bố hợp quy của mình đảm bảo người sử dụng sản phẩm, hàng hóa đó dễ dàng tiếp cận.
- Duy trì liên tục và chịu trách nhiệm về sự phù hợp của các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường đã công bố hợp quy; duy trì việc kiểm soát chất lượng, thử nghiệm và giám sát định kỳ.
- Sử dụng dấu hợp quy đối với sản phẩm, hàng hóa đã được công bố hợp quy trước khi đưa ra lưu thông trên thị trường.
- Lập và lưu giữ hồ sơ công bố hợp quy làm cơ sở cho việc kiểm tra, thanh tra của cơ quan quản lý nhà nước.
10. Dịch vụ Chứng nhận hợp chuẩn hợp quy uy tín tại OPACONTROL
OPACONTROL là đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực chứng nhận hợp quy – hợp chuẩn tại Việt Nam, được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. Với đội ngũ chuyên gia có trình độ cao, giàu kinh nghiệm và hệ thống phòng thí nghiệm hiện đại, OPACONTROL luôn đảm bảo mang đến dịch vụ nhanh chóng – chính xác – minh bạch. Doanh nghiệp khi hợp tác với OPACONTROL sẽ được tư vấn chi tiết về các quy định pháp lý, hỗ trợ thử nghiệm, đánh giá sự phù hợp và cấp giấy chứng nhận theo đúng tiêu chuẩn hiện hành. Nhờ đó, sản phẩm không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp luật mà còn nâng cao uy tín thương hiệu, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
OPACONTROL cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu tư vấn đến khi hoàn tất chứng nhận, giúp quá trình chứng nhận hợp chuẩn, hợp quy trở nên dễ dàng, tiết kiệm thời gian và chi phí.
CÔNG TY TNHH CHỨNG NHẬN VÀ THỬ NGHIỆM OPACONTROL
- Website: https://opacontrol.com.vn/
- Email: opa@opacontrol.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/opacontrol
- SĐT: 1800.646438
Giấy chứng nhận hợp quy không chỉ được cấp phát với mục đích xác nhận sự phù hợp của sản phẩm, hàng hóa mà còn giúp bảo vệ người tiêu dùng, nâng cao năng lực cạnh tranh, tạo thuận lợi thương mại. Doanh nghiệp khi xin giấy chứng nhận hợp quy cũng cần lưu ý về hiệu lực của giấy chứng nhận là 01 hoặc 03 năm để nhanh chóng xin cấp phép lại ngay khi chúng hết hiệu lực.
Bài viết đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích về giấy chứng nhận hợp quy. Hy vọng rằng, với những kiến thức này, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan và cụ thể hơn về giấy chứng nhận hợp quy, từ đó áp dụng vào thực tiễn một cách hiệu quả, đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp và người tiêu dùng.