Hồ sơ đăng ký chứng nhận và công bố hợp quy gồm những gì?

Khi thực hiện chứng nhận và công bố hợp quy, không ít doanh nghiệp lúng túng ở bước chuẩn bị hồ sơ do quy định có nhiều yêu cầu cụ thể và dễ nhầm lẫn. Việc chuẩn bị thiếu hoặc sai ngay từ đầu có thể khiến quá trình xử lý kéo dài, phát sinh chi phí và ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh. Vì vậy, việc nắm rõ hồ sơ đăng ký chứng nhận và công bố hợp quy gồm những gì là bước quan trọng để đảm bảo quá trình thực hiện diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.

1. Hồ sơ đăng ký chứng nhận hợp quy bao gồm những gì?

1.1. Hồ sơ đăng ký chứng nhận hợp quy là gì?

Hồ sơ đăng ký chứng nhận hợp quy là toàn bộ các tài liệu, giấy tờ mà doanh nghiệp cần chuẩn bị theo quy định để gửi đến tổ chức chứng nhận, nhằm đánh giá và xác nhận sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Đây là cơ sở quan trọng để cơ quan có thẩm quyền xem xét và cấp giấy chứng nhận hợp quy, đảm bảo sản phẩm đủ điều kiện lưu thông trên thị trường.

>> Xem thêm: Chứng nhận hợp quy là gì? Lợi ích khi thực hiện 

1.2. Bộ hồ sơ đăng ký chứng nhận hợp quy bao gồm những gì?

Tùy theo nguồn gốc sản phẩm là sản xuất trong nước hay nhập khẩu, thành phần hồ sơ đăng ký chứng nhận hợp quy sẽ có những điểm khác biệt nhất định. Tuy nhiên, về cơ bản, doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị một số tài liệu quan trọng theo quy định. Dưới đây là các giấy tờ thường cần có trong bộ hồ sơ:

Trường hợp đối với sản phẩm sản xuất trong nước:

Mẫu giấy đăng ký chứng nhận hợp quy sản phẩm sản xuất trong nước

• Giấy đăng ký chứng nhận hợp quy: Mẫu đơn đăng ký của tổ chức chứng nhận.
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Bản sao y bản chính.
• Giấy tờ xác nhận địa chỉ nơi sản xuất (Nếu khác với địa chỉ kinh doanh)
• Hợp đồng thuê gia công (tại địa chỉ nhà máy trên phiếu đăng ký), (nếu thuê gia công). Hoặc giấy phép thuê nhà xưởng, kho bãi.
• Sổ tay chất lượng
• Hồ sơ sản xuất – kiểm tra chất lượng hàng hóa (Kế hoạch sản xuất, phiếu kiểm tra nội bộ)
• Hồ sơ mua bán (2 bộ gồm: Hóa đơn mua bán, phiếu gia hàng, phiếu mua bán)
• Hồ sơ kiểm định, hiệu chuẩn các thiết bị trong Công ty
• Hồ sơ đào tạo nhân viên (An toàn lao động, chứng chỉ vận hành nếu có…)
• Hồ sơ ISO 9001 (nếu có)

Lưu ý: Trường hợp chưa có chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, quý khách hàng sẽ cần thực hiện bổ sung theo quy định để đảm bảo đáp ứng đầy đủ điều kiện trong quá trình chứng nhận hợp quy.

Trường hợp đối với sản phẩm nhập khẩu:

Mẫu giấy đăng ký chứng nhận hợp quy sản phẩm nhập khẩu

Đối với sản phẩm nhập khẩu, hồ sơ chuẩn bị chứng nhận hợp quy hàng nhập khẩu khách hàng cần chuẩn bị sẽ đơn giản hơn, gồm: Hồ sơ hải quan, tờ khai, vận đơn, hóa đơn. 

2. Hồ sơ công bố hợp quy bao gồm những gì?

2.1. Hồ sơ công bố hợp quy là gì?

Hồ sơ công bố hợp quy là tập hợp các tài liệu pháp lý và kỹ thuật mà doanh nghiệp chuẩn bị để chứng minh sản phẩm, hàng hóa, vật liệu hoặc dịch vụ của mình phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng (QCVN) do cơ quan nhà nước ban hành.

2.2. Bộ hồ sơ công bố hợp quy bao gồm những gì?

Thành phần hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào phương thức đánh giá sự phù hợp mà tổ chức hoặc cá nhân lựa chọn, có thể là dựa trên kết quả chứng nhận của tổ chức chứng nhận (bên thứ ba) hoặc dựa trên kết quả tự đánh giá (bên thứ nhất).

Trường hợp công bố hợp quy dựa trên kết quả chứng nhận của tổ chức chứng nhận (bên thứ ba)

• Bản công bố hợp quy: Theo Mẫu 2.CBHC/HQ quy định tại Phụ lục III của Thông tư số 28/2012/TT-BKHCN.
• Bản sao y bản chính giấy tờ chứng minh về việc thực hiện sản xuất, kinh doanh: Giấy đăng ký doanh nghiệp, Giấy đăng ký kinh doanh, Đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư, Quyết định thành lập hoặc các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật.
• Bản sao y bản chính giấy chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật tương ứng: Do tổ chức chứng nhận được chỉ định cấp, kèm theo mẫu dấu hợp quy của tổ chức chứng nhận.

Trường hợp công bố hợp quy dựa trên kết quả tự đánh giá của tổ chức, cá nhân (bên thứ nhất)

• Bản công bố hợp quy: Theo Mẫu 2.CBHC/HQ quy định tại Phụ lục III của Thông tư số 28/2012/TT-BKHCN.
• Bản sao y bản chính giấy tờ chứng minh về việc thực hiện sản xuất, kinh doanh: Giấy đăng ký doanh nghiệp, Giấy đăng ký kinh doanh, Đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư, Quyết định thành lập hoặc các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật.
• Trường hợp chưa được cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý (như ISO 9001, ISO 22000, HACCP…): Hồ sơ cần bao gồm quy trình sản xuất kèm theo kế hoạch kiểm soát chất lượng được xây dựng và áp dụng, cũng như kế hoạch giám sát hệ thống quản lý.
• Trường hợp đã được cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý: Cung cấp bản sao y bản chính giấy chứng nhận còn hiệu lực.
• Bản sao y bản chính phiếu kết quả thử nghiệm mẫu: Trong vòng 12 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ, do tổ chức thử nghiệm đã đăng ký cấp.
• Báo cáo đánh giá hợp quy theo mẫu 5. BCĐG quy định tại Phụ lục III của Thông tư số 28/2012/TT-BKHCN kèm theo mẫu dấu hợp quy và các tài liệu có liên quan.

2.3. Nộp hồ sơ công bố chứng nhận hợp quy tại đâu?

Việc nộp hồ sơ công bố chứng nhận hợp quy hiện nay được thực hiện theo 2 hình thức chính: nộp trực tiếp tại cơ quan nhà nước hoặc nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công. Tùy từng địa phương và loại sản phẩm mà doanh nghiệp lựa chọn cách phù hợp.

Nộp hồ sơ công bố chứng nhận hợp quy trực tiếp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Bản đăng ký công bố hợp quy theo mẫu quy định
• Phiếu kết quả thử nghiệm sản phẩm do phòng thử nghiệm được chỉ định hoặc công nhận thực hiện và còn hiệu lực
• Giấy chứng nhận hợp quy nếu thuộc đối tượng bắt buộc chứng nhận trước khi công bố
• Tài liệu kỹ thuật của sản phẩm gồm thông số kỹ thuật thành phần đặc tính và tiêu chuẩn áp dụng QCVN hoặc TCVN
• Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp gồm giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép tương đương và thông tin tổ chức cá nhân công bố hợp quy

Bước 2: Nộp hồ sơ

• Mang hồ sơ giấy đến bộ phận một cửa của cơ quan tiếp nhận
• Nộp và lấy phiếu hẹn

Bước 3: Tiếp nhận và kiểm tra

• Cơ quan quản lý kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ
• Có thể yêu cầu bổ sung nếu thiếu

Bước 4: Xác nhận công bố

• Nếu đạt yêu cầu, hồ sơ được tiếp nhận và xác nhận công bố hợp quy

Nộp hồ sơ công bố chứng nhận hợp quy trực tuyến 

Bước 1: Đăng ký tài khoản: Doanh nghiệp tạo tài khoản trên cổng dịch vụ công

Bước 2: Chọn thủ tục: Tìm thủ tục: “Công bố hợp quy sản phẩm/hàng hóa”

Bước 3: Kê khai hồ sơ online

• Điền thông tin doanh nghiệp
• Tải lên file hồ sơ (PDF scan)

Bước 4: Ký số và nộp hồ sơ: Sử dụng chữ ký số để xác nhận

Bước 5: Theo dõi xử lý

• Nhận thông báo phản hồi qua hệ thống
• Bổ sung hồ sơ nếu được yêu cầu

Bước 6: Nhận kết quả: Nhận xác nhận công bố hợp quy điện tử hoặc bản giấy (tùy cơ quan)

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy 

Dưới đây là danh sách các cơ quan tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy trong mọi lĩnh vực:

Quý khách khi đăng ký chứng nhận hợp quy tại OPACONTROL sẽ được hỗ trợ thực hiện công bố hợp quy nhanh chóng, trọn gói chỉ từ 500.000đ. Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết và hướng dẫn hồ sơ đầy đủ, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. HOTLINE: 1800 6464 38.

3. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân công bố hợp quy 

• Công bố công khai thông tin về sản phẩm, hàng hóa đã được chứng nhận hợp quy trên các phương tiện thông tin phù hợp để người tiêu dùng và đối tác dễ dàng tiếp cận.
• Duy trì liên tục sự phù hợp của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hoặc quá trình đã công bố hợp quy; thực hiện kiểm soát chất lượng, thử nghiệm định kỳ và giám sát chất lượng trong suốt quá trình sản xuất, kinh doanh.
• Sử dụng dấu hợp quy (CR) đúng quy định trước khi đưa sản phẩm ra thị trường; đồng thời quản lý việc sử dụng dấu hợp quy và thực hiện báo cáo theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc tổ chức chứng nhận.
• Khi phát hiện sản phẩm không phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật đã công bố:
  • Kịp thời thông báo bằng văn bản cho cơ quan quản lý chuyên ngành
  • Tạm ngừng xuất xưởng, lưu thông và tiến hành thu hồi nếu sản phẩm có nguy cơ gây mất an toàn
  • Thực hiện các biện pháp khắc phục và kiểm soát lại chất lượng
  • Chỉ được tiếp tục lưu thông sau khi đã khắc phục và được chấp thuận
• Lưu giữ đầy đủ hồ sơ công bố hợp quy, bao gồm:
  • Hồ sơ chứng nhận hợp quy hoặc hồ sơ tự đánh giá hợp quy
  • Kết quả thử nghiệm, tài liệu kỹ thuật và hồ sơ giám sát liên quan
  • Tài liệu phải sẵn sàng cung cấp khi cơ quan quản lý yêu cầu kiểm tra hoặc thanh tra
• Cung cấp đầy đủ tài liệu chứng minh sự phù hợp của sản phẩm khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
• Cung cấp bản sao hồ sơ công bố hợp quy hoặc giấy chứng nhận hợp quy cho đối tác phân phối, kinh doanh khi cần thiết.
• Thực hiện công bố lại khi có thay đổi liên quan đến:
  • Thành phần, đặc tính kỹ thuật của sản phẩm
  • Quy chuẩn áp dụng
  • Hoặc nội dung hồ sơ đã công bố trước đó

>> Có thể bạn quan tâm: Dấu hợp chuẩn hợp quy là gì? Sự khác nhau giữa dấu hợp chuẩn và hợp quy

4. Tổ chức chứng nhận hợp quy uy tín – OPACONTROL

OPACONTROL là tổ chức cung cấp dịch vụ chứng nhận hợp quy uy tín cho nhiều nhóm sản phẩm, đặc biệt nổi bật trong lĩnh vực vật liệu xây dựng theo QCVN 16:2023/BXD. Trải qua quá trình hoạt động và phát triển, OPACONTROL đã trở thành đối tác tin cậy của hàng nghìn doanh nghiệp trên toàn quốc trong công tác đánh giá và chứng nhận sự phù hợp.

OPACONTROL cam kết đồng hành cùng khách hàng trong toàn bộ quy trình chứng nhận, từ tư vấn quy định pháp lý, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ cho đến hỗ trợ kỹ thuật và hoàn thiện thủ tục liên quan. Nhờ kinh nghiệm thực tiễn cùng đội ngũ chuyên môn vững vàng, OPACONTROL luôn mang đến dịch vụ nhanh chóng, chính xác, chi phí hợp lý.

Không chỉ dừng lại ở hoạt động chứng nhận, OPACONTROL còn góp phần giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng uy tín thương hiệu và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý khi đưa sản phẩm ra thị trường.

Trên đây là những thông tin tổng quan về hồ sơ đăng ký chứng nhận và công bố hợp quy do OPACONTROL tổng hợp và cung cấp. Hy vọng nội dung sẽ giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về các giấy tờ cần chuẩn bị để quá trình chứng nhận diễn ra nhanh hơn.

Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần được tư vấn chi tiết hơn, quý khách vui lòng liên hệ OPACONTROL qua thông tin dưới đây để được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và kịp thời.

CÔNG TY TNHH CHỨNG NHẬN VÀ THỬ NGHIỆM OPACONTROL

• Website: https://opacontrol.com.vn/
• Email: opa@opacontrol.vn
• Facebook: https://www.facebook.com/opacontrol
• SĐT: 1800.646438